POPNEWS.ID - Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) secara resmi memusnahkan ribuan berkas arsip yang telah melewati masa retensi, yaitu arsip yang tersimpan sejak tahun 2005-2011.
Pemusnahan ini dilakukan pada Selasa, 5 November 2024, di Aula Eks Kantor Dispora Kaltim di kompleks Gor Kadrie Oening, Sempaja, Samarinda.
Sebanyak 4.479 berkas arsip dimusnahkan menggunakan mesin pencacah setelah melalui proses verifikasi ketat dan memperoleh persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Selain itu, Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis yang memiliki nilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim untuk dijaga dan dikelola.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menyatakan bahwa pemusnahan ini adalah bagian dari upaya untuk menjaga efisiensi ruang penyimpanan di Depo Arsip Dispora.
“Semakin banyak kegiatan, semakin banyak arsip yang harus dikelola. Karena itu, kami mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas dan menerapkan penanganan khusus,” jelas Sri.
Pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari program bertahap yang telah dilakukan Dispora Kaltim selama dua tahun terakhir.
Proses pemusnahan ini dipersiapkan secara matang oleh Tim Kearsipan Dispora, dengan verifikasi berkas yang dilakukan selama satu tahun sebelumnya.
Plt. Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menekankan pentingnya arsip sebagai instrumen dasar hukum yang berfungsi sebagai referensi untuk pemeriksaan, pengawasan, dan evaluasi bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Ia juga mengingatkan tentang pentingnya pengelolaan arsip melalui slogan DPK Kaltim, “Arsip Menyelamatkan Bangsa,” yang diharapkan dapat meningkatkan kesadaran setiap OPD dalam menjaga dan mengelola arsip secara baik dan teratur.
“DPK Kaltim terus proaktif dalam mendampingi OPD untuk pengelolaan arsip yang tepat. Dispora Kaltim merupakan contoh yang baik dalam menerima pendampingan kami, sehingga arsip mereka kini telah ditata sesuai standar,” ungkap Anita.
Menurut Anita, arsip lebih dari sekadar dokumen; arsip adalah rekam jejak penting yang menjadi bukti administratif dari perjalanan setiap OPD.
Ia berharap kesadaran akan pentingnya arsip terus dibangun di setiap instansi agar tercipta tata kelola administrasi yang rapi dan sesuai standar.
Acara pemusnahan ini turut dihadiri oleh Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim, tim arsiparis DPK Kaltim, dan tim arsip Dispora Kaltim.
Kehadiran mereka menandai komitmen bersama untuk menjaga kelestarian arsip sebagai bukti sejarah yang bernilai bagi masa depan. (adv/disporakaltim)
